OpenSmallOffice - Faktischer Hintergrund

Für das sogenannte "Tagesgeschäft" nutzen wir derzeit im Büro ausschließlich Software von Microsoft - Windows, Office sowie Exchange ( gehostet bei einem ISP ). Ich selbst habe auch ein HomeOffice, bei dem wiederum nur OpenSource-Software zum Einsatz kommt. Allerdings brauche ich für die meisten Aufgaben Zugriff auf die Exchange-Daten und damit auf Outlook. Ergebnis: via VPN logge ich mich auf meinen Arbeitsplatz im Büro ein, und arbeite über den Remoute Desktop von Windows. Wenn man dies mehrere Stunden am Tag macht, ist es keine wirklich gute Lösung. Auch eine Arbeit mittels Evolution mit dem Exchange-Connector hat sich als unpraktikabel erwiesen - ohne, das ich den wirklichen Grund kenne, hat sich der Connector als sehr instabil erwiesen. Dies mag an der Datenmnege in den drei involvierten Exchange-Accounts liegen ( jeweils zwischen ca. 500 bis 700 MB ), an der Güte meiner ADSL-Verbindung oder am Wetter - ich hab den Fehler nicht wirklich finden können.

Tätig sind wir als Dienstleister in der Touristkbranche. Der Erstkontakt zwischen dem Kunden und unser Büro läuft zu gut 70% über eMail, die restlichen 30% ergeben sich aus telefonischen Kontakten. Die weitere Kommunikation während des Ablaufs "Angebot" --> "Auftrag" --> "Rechnung" erfolgt wiederum zu gut 70% über eMail ( in den meisten Fällen werden angehängte PDF-Dokumente versendet ), zu 20% via Fax und die restlichen 10% via Post ( Ausnahme: sofern der Kunde eine schriftliche Rechnung erhält, wird diese zu 90% per Post versendet, die restlichen 10% wieder per eMail mit PDF-Anhang ). Unser Aufkommen an eMails liegt bei ca. 3.000 eMails ( In / Out ) bzw. ca. 220 MByte je Monat im Jahresmittel. Unser Bestand an Dateien für Angebote, Aufträge und Rechnungen wächst durchschnittlich um ca. 5.000 Dateien bzw. ca. 900 MByte im Monat.

Für den weiteren Verlauf des Projekts sind außerdem folgende Punkte maßgeblich:

• Angestellte & Freiberufler

Für die eigentliche Dienstleistung haben wir zahlreiche Angestellte und freiberufliche Mitarbeiter. Aus rechtlichen Gründen muss zwischen diesen beiden Gruppen unterschieden werden: für die Vergabe von Aufträgen sind wir bei Angestellten Weisungsberechtigt ( und damit genügt die schriftliche Zuweisung eines Auftrags via eMail ), wohingegen bei den Freiberuflern für jeden Auftrag ein Schriftstück aufgesetzt werden muss, das vertragsähnlich nicht nur die Eckdaten der Dienstleistung, sondern auch Dinge wie Honorar, Stornofristen etc. enthallten muss. Diese Angestellten und Freiberufler haben bisher keinen Zugriff auf den Datenbestand im Büro, sollen aber künftig über einen separaten Webclient, der bei unserem ISP gehostet wird, auf einige Daten zugreifen können.

• externe Partner

Für die Durchführung unserer Dienstleistungen sind wir auf externe Partner angewiesen - vornehmlich für Fahrzeuge ( Bus, Limousine, Schiff, Fahrrad ), externe Führungen ( in Museen, Schlösser ), vereinzelt auch für Freiberufler mit speziellen Fremdsprachenkenntnissen. Für die Kalkulation der Endkundenpreise sowie bei der Verrechnung gebuchter Leistungen sind hier zB. unterschiedliche Steuersätze zu beachten, je nach Anbieter zu den gebuchten Stundensätzen Aufschläge für An- und Anfahrt zu berechnen sowie je nach Auftragsdatum oder Anzahl der Teilnehmer Sonder- und Gruppenrabatte einzubeziehen.

• die "magische Gäste-Nr" und andere Zähler

Auch wenn bei uns noch keine Auftragsverwaltung eingesetzt wird, so haben wir dennoch für Aufträge eine fortlaufende Nummerierung: die sogenannte "Gästenummer". Wie allgemein bei Auftragsnummern wird sie an allen involvierten Stellen ( Angebote, Aufträge, Rechnungslegung, in eMails, Dokumenten, Kalender etc ) verwendet und ist nach einem feststehenden Schema kodiert. Vergeben wird sie mittels eines Tools, das Teil eines umfangreichen Plug-Ins für Outlook und Word ist. Wir haben sie von Anfang an aber nicht Auftragsnummer genannt, da sie auch bei allen ( anfangs ) unverbindlichen Anfragen und Angeboten verwendet wird und unsere Kunden nicht das Gefühl haben sollten, sie seien bereits auf einen verbindlichen Auftrag eingegangen.

Die Kodierung sieht wie folgt aus: (derzeit) einstellige Jahreszahl, gefolgt von der dreistelligen Tageszahl und abschließend - getrennt von einem Bindestrich - die fortlaufende Nummer für diesen Tag ( die Zählung beginnt aus historischen Gründen bei 3 ). Als Beispiel sei hier die Nummer 6323-13 - für die 13. Anfrage des 323. Tages im Jahr 2006 ( oder als Datum: 19.11.2006 ) aufgeführt. Es gibt aber auch Ausnahmen: bei einem bestimmten Kundenkreis beginnt die Zählung bei 90, so dass diese speziellen Gästenummern in allen Listen, Dokumenten, im Kalender etc. für Kenner besonders hervortreten.

Für andere Geschäftsbereiche gibt es ähnliche - aber nicht gleiche ! - Zähler. Daher muß das fertige System eine flexible Möglichkeit bieten, beliebige Zähler einzurichten.

• der Laufzettel

Das wichtigste Hilfsmittel, das "offline" zur Verfügung steht, ist der sogenannte Laufzettel - ein einzelnes gedrucktes Formular, das die wichtigsten Angaben zu einem Auftrag zusammenfasst. Es wird mit allen Dokumenten, die zu einem Auftrag ausgedruckt wurden, in einer Mappe abgelegt. Der Laufzettel - sofern handschriftlich ( nun ja, wie sonst ) sorgfältig ausgefüllt - stellt sicher, das auch offline alle wichtigen Dinge, die womöglich noch nicht abgeschlossen sind, nicht aus den Augen verloren gehen.

• Kalender

Der Kalender ist wie bei allen termingebundenen Dienstleistern eines der wichtigsten Hilfsmittel. Derzeit nutzen wir dazu die Kalenderfunktion von Outlook bei Speicherung der Kalender in Exchange. Die zahlreichen Ansichten von Outlook sowie die Möglichkeit, eigene Ansichten zu definieren, wird bei uns intensiv genutzt. Leider stimmen die Feldnamen des Kalenders nicht mit den Daten überein, die wir dort eintragen ( aber daran haben wir uns gewöhnt ).

• Dateibestand

Alle Dateien, die wir anlegen, werden "zentral" auf einem einzigen PC gespeichert - dem sogenannten Dokumentenpool. Es gibt für verschiedene Geschäftsbereiche einzelne Unterordner, die aufgrund der großen Datenmenge nochmals in weitere Unterordner aufgeteilt sind ( meist sortiert nach Jahres- und Monatszahlen ). Leider mag das bisher im Einsatz befindliche Windows nicht wirklich Dateiordner, in der sich sich mehr als 2.000 Dateien befinden. So geht mehrmals am Tag der Dateicache in den Keller, und "Datei-öffnen"-Dialoge mutieren schon mal zur Geduldsprobe. Um dennoch alle Dateien zu einzelnen Aufträgen möglichst rasch zu finden, ist auf allen PCs eine Desktopsuchmachine installiert. Allerdings ist auch dies keine sehr optimale Lösung, zumal sich - trotz gleicher Gegebenheiten und gleichen Einstellungen auf den PCs - die Suchergebnisse oft auf den verschiedenen PCs unterscheiden.

Soweit zu den wichtigsten Gegebenheiten, wie sie derzeit bei uns vorherrschen.