SmallOpenOffice - Unterschiede zu anderen Sytemen

aus openSUSE, der freien Wissensdatenbank

Im folgenden eine mehr oder minder kurze Zusammenfassung meiner Erfahrungen mit bestehenden Systemen aus den Bereichen Groupware, CRM, ERP und CMS. Ich habe bewusst auf die Nennung der Produktnamen verzichtet. Auch wenn ich mich mit sehr vielen Systemen beschäftigt habe, sei darauf hingewiesen, das ich *nicht* alle am Markt befindlichen Systeme getestet habe ( so dass meine Aussagen nicht zwangsläufig auf alle Systeme zutreffen muss ). Außerdem befinden sich - gerade im Segment vom OpenSource - viele Systeme in der ständigen Weiterentwicklung, so dass es vorkommen kann, das ein von mir getestetes System die eine oder andere vermisste Funktion nachgebessert oder implementiert haben kann.

• Groupware

Den meisten Lösungen zu Groupware ist gemein, das sie war für jeden der angestrebten Teile wie eMail, Kalender, Kontakte etc. gute bis sehr gute Module mitbringen, aber kaum ein Tool ist in der Lage, den Inhalt aus beliebigen Modulen sinnvoll verknüpft im Kontext des anderen darzustellen. Manche lassen sich durchaus per Plug-In oder Zusatzmodul um Bereiche wie Auftragsverwaltung, Filesharing oder ähnlichem erweitern, aber auch hier fehlt meist die sinnvolle Verknüpfung bei der Darstellung im Kontext eines anderen Moduls. Es gibt im kommerziellen Sektor zwar das eine oder andere "gute Angebot" - diese scheiden vielfach aber wegen zu hohen Kosten, schlechter bis gar keiner Anpassungsfähigkeit ( da meist nicht OpenSource ) oder zu hohen Administrationskosten ( da zum Beispiel auf externe Dienstleister bei Einrichtung & Wartung zurückgegriffen werden muss ) aus.

• CRM

Auch bei der Wahl eines CRM gibt es mittlerweile eine große Palette an Angeboten. Es gibt Lösungen, die sich in bestehende Systeme integrieren ( bzw. eine bestimmte Software erwarten und diese um CRM-Funktionen erweitern ), oder die als einzelne Software arbeitet. Manche bringen ERP-Funktionen von hause aus mit, andere lassen sich dazu mit zusätzlichen Modulen erweitern. Es gibt Anbieter, die für unterschiedliche Marktsegmente unterschiedliche Programme liefern ( z.B. für den Handel, Versicherungen, Reisebranche, Selbstständige etc. ). Eine individuelle Anpassung ist (meist) entweder nur bei OpenSource möglich ( erfordert dann aber eine sehr umfangreiche Einarbeitung in das Gesamtprojekt, da eine Anpassung meist nur durch direktes bearbeiten der Quelltexte möglich ist ) oder aber durch das Programmieren eigener Module ( was entsprechende Programmierkenntnisse voraussetzt oder eine Beauftragung eines entsprechenden Dienstleisters ).

Einige Anbieter haben kommerzielle Produkte im Angebot, die - meist nicht preisgünstig in der Anschaffung - durch ihre Funktionsvielfalt hervorstechen. Die Produkte haben meist einen so großen Umfang, das neben einer langen Einarbeitung zur Einrichten des Systems noch einmal eine längere Einarbeitung beim täglichen Einsatz notwendig ist. Vielfach verschiebt man die Einrichtung einzelner Module der Systeme auf später, um erst einmal mit einer Art "Grundsystem" die Arbeit aufzunehmen ( und oftmals bleibt man dann bei dem Grundsystem, weil für die weitere Einrichtung die notwendige Zeit fehlt ). Solche Systeme sind für kleinere Büros schlicht meist Overkill.

• ERP

Hier läßt sich ein ähnlicher Trend feststellen wie bei CRM - es gibt viele Anbieter sowohl für kostenlose OpenSource-Lösungen als auch für kommerzielle kostenpflichtige Lösungen. Teilweise werden diese als eigenständiges System angeboten, teilweise ( manchmal auch wahlweise ) als Modul für ein CRM. Für ihre eigentliche Aufgabe - dem Planen von Ressourcen - sind die meisten Tools gut bis sehr gut ausgestattet. Es gibt mehr oder minder umfangreiche Ansichten, um den Überblick bei der Belegung des Personals, von Räumen, Fahrzeugen oder Arbeitsmittel zu behalten.

Leider fehlt auch den ERP-Systemen meist die Möglichkeit, den Inhalt solcher Pläne sinnvoll mit anderen Informationen zu verknüpfen und / oder den Inhalt der Verknüpfungen im eigenen Kontext darzustellen.

• CMS

CMS-Systeme lassen sich in mehr oder minder zwei große Gruppen einteilen: solche, die man z.B. für Websites im Internet oder Intranet einsetzt ( meist als Redaktionssystem bezeichnet ), und solche, die man als Verwaltungssystem für umfangreiche Dokumentationen wie Produktkataloge, dynamische Prospekte und ähnliches einsetzt ( man nennt sie dann in der Regel Document Management Systems - kurz DMS ). Man sollte eigentlich beide Bereiche getrennt betrachten - was ich aber an dieser Stelle nicht mache, da für das geplante Projekt nur einige wenige Eigenschaften beider Systeme interessant sind.

Gute CRM-Systeme trennen die Bearbeitung des Inhaltes ( im Backend ) von der Darstellung des Selbigen ( im Frondend ); die Veröffentlichung neuer Inhalte sowie die Entfernung veralteter Inhalte kann vielfach zeitgesteuert, anwenderbasiert oder auch per Zufall erfolgen. Für die Arbeit im Backend gibt es in der Regel mehr oder minder umfangreiche Editoren sowie Verwaltungstools für einzubindende Inhalte wie Grafiken, Videos, Flash-, PDF- oder Officedateien. Manche Systeme bringen neben dem Vorlagensystem auch die Möglichkeit mit, scriptähnliche Sprachelemente zu verwenden. Schon seltener besteht die Möglichkeit, Inhalte aus externen Datenquellen mit einzubeziehen. Der Einsatz eines CMS ist nicht nur für den EInsatz in größeren Firmen interessant, sondern auch schon bei kleineren Webauftritten - dank der Vorlagensysteme sind in der Regel keine tieferen Kenntnisse zu HTML, CSS etc. notwendig, so dass auch unerfahrene Anwender schnell zu gut aussehenden Websites kommen können ( wenn man einmal von der Notwednigekit absieht, das System einmal aufzusetzen und sich Gedanken über eventuelle Backups zu machen, sofern der Inhalt sich regelmäßig ändert ).

Reinrassige CMS-Systeme lassen sich nur schwer um Funktionen wie Groupware, CRM oder ERP erweitern - was nicht verwundert, da sie dafür nicht geschaffen wurden. Einige CRM-Systeme lassen sich zwar um grundlegende CMS-Funktionen ergänzen ( bzw. bringen Module dazu mit ), diese reichen aber in der Regel nicht an den Funktions- und Leistungsumfang von CMS-Systemen heran.

An dieser Stelle muß ich nun eine Wissenslücke eingestehen: mit dem Thema Document Management Systems - kurz DMS - habe ich mich bisher nur theoretisch befasst, so dass ich an dieser Stelle keinerlei Erfahrungen berichten kann. Der Zweck eines DMS liegt - kurz gesagt - darin, alle notwendigen Inhalte für Dokumente ( also Texte, Bilder, Grafiken etc ) zur Bearbeitung in einer zentralen Stelle zu verwalten und - je nach DMS - entsprechende Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung zustellen. Der gravierende Unterschied zu einem CMS besteht zum einen im Output ( es geht meist um Daten, die für die Druckvorstufe geeigent sind bzw. direkt an Druckereien geliefert werden können ), zum anderen darin, das sich aufgrund unterschiedlichster Bedingungen Daten explizit in den Datenfluss einbinden oder aber ausschließen lassen ( sogenannter Workflow ). In kleineren Büros wird man wahrscheinlich ein DMS eher selten einsetzten, da die meisten Systeme nicht ganz trivial aufzusetzen sind. Sie sind in der Regel Overkill für kleinere Büros.